Bijna vakantie? Check deze 5 stappen
Geplaatst op
Je gaat bijna op vakantie, heerlijk toch? Maar voordat je weg gaat dromen zijn er nog wel een paar dingen die geregeld moeten worden. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je collega’s je in de vakantie nog gaan bellen. Daarom hebben wij voor jou de vakantiecheck samengesteld! Met deze 5 stappen kun jij écht van je vakantie genieten!
1. Deel je openstaande taken in
Je krijgt niet alles meer af voor je vakantie. Helemaal niet erg, na de vakantie moet je natuurlijk ook nog wat te doen hebben. Het is wel belangrijk dat je al je taken even indeelt op prioriteit. Je maakt hiervoor 3 lijstjes:
-
Voor je vakantie
Alle taken die écht niet tot na je vakantie kunnen wachten en die niemand anders over kan nemen. -
Delegeren
Taken die wel ergens in je vakantie afgerond moeten worden, maar die iemand anders ook gemakkelijk op kan pakken. -
Na je vakantie
Alles wat je nog makkelijk een paar weekjes vooruit kunt schuiven.
Is het lijstje ‘voor je vakantie’ te lang? Bespreek het dan met je team, misschien is het toch mogelijk om deze taken te delegeren of te verschuiven naar een later moment.
2. Plan een afspraak in voor de overdracht
Een logische opvolger van stap 1 als je het ons vraagt. Zorg ervoor dat alle taken uit het lijstje ‘delegeren’ duidelijk zijn voor degene die ze moet opvolgen. Doe dit liever te vroeg dan te laat:
-
Check op tijd de agenda’s van je collega’s
-
Zorg ervoor dat je alle lijstjes af hebt vóór de overdrachtsmeeting
-
Plan de afspraak zodat er voldoende tijd is om alle taken door te spreken
-
Zorg dat er na de afspraak nog tijd is voor je collega’s om vragen te stellen over de lopende taken
Dit betekent: Plan de afspraak niet op je laatste werkdag geef je collega’s een aantal dagen om de taken te bekijken. Zo kunnen ze hun vragen nog stellen voor in plaats van tijdens je vakantie.
3. Zet je vakantie in je agenda
Zorg ervoor dat iedereen kan zien wanneer jij op vakantie bent. Zet je agenda helemaal dicht in de tijd dat je weg bent. Zo voorkom je dat je onnodig afspraken moet weigeren of verplaatsen. Daarnaast is het ook handig om alle andere standaard meldingen uit je agenda te halen.
“Ikzelf heb bijvoorbeeld elke week een standaard overleg gepland staan met ons marketingteam. Als je deze
afspraken voor je vakantie uit je agenda verwijderd krijg je geen enorme lijst aan meldingen als je terugkomt.”
Handig toch? Zo kun je na je vakantie weer iets relaxter aan de slag!
4. Laat je collega’s en externe contacten weten dat je weg bent
Misschien heb je met klanten of leveranciers te maken die toch regelmatig even bellen of mailen. Of misschien heb je collega’s op een andere locatie die je wel eens kunnen missen wanneer je afwezig bent. Laat deze mensen tijdig weten dat je op vakantie gaat. Zo kunnen ze zelf inschatten of zij nog dingen op hun lijstje hebben staan die ze naar voren moeten schuiven.
Je kunt bijvoorbeeld enkele weken van tevoren alvast een mailtje sturen:
Beste Henk,
Bij deze wil ik je alvast laten weten dat ik vanaf 8 augustus 3 weken op vakantie ben. In deze periode ben ik niet bereikbaar én zal ik geen werkzaamheden uitvoeren. Mochten er nog zaken zijn die niet tot na mijn vakantie kunnen wachten dan hoor ik het graag.
Mocht je tijdens mijn vakantie toch iemand nodig hebben kun je mailen naar info@werkeninderegio.nl of bellen naar 0497 123 456.
Alvast bedankt!
Zo loopt je mailbox hopelijk iets minder vol in je vakantie én weet je zeker dat je niemand teleur hoeft te stellen.
5. Zet je Out of office aan!
Logisch, maar zeker niet onbelangrijk: je out of office. Als je dan toch nog een mailtje krijgt tijdens je vakantie weet de verstuurder in ieder geval dat je voorlopig niet zult reageren. Laat in je out of office altijd weten:
-
Wanneer je weer terug bent
-
Met wie ze contact op kunnen nemen bij urgente zaken
Bel je vaak? Dan kun je ook je voicemail even opnieuw inspreken. Zo weten ook mensen die bellen dat je de telefoon voorlopig niet zult opnemen.
Fijne vakantie!
Zo, nu kun je pas écht lekker op vakantie! En hopelijk kom je zo ook iets relaxter terug. Fijne vakantie alvast!
Hebben je collega’s na het volgen van deze tips toch nog het lef om je te storen in je welverdiende vakantie? Vind dan hier jouw nieuwe droombaan!
